退職証明書とは — 請求すれば会社に交付義務、退職から2年

1請求すれば、会社は遅滞なく交付しなければならない

退職証明書は、労働基準法22条1項が定める「退職時等の証明」の書類です。条文上、会社(使用者)の交付義務は、労働者が退職の場合に証明書を請求したときに生じます。

証明を求められる事項は次の5つです。このうち「退職の事由」は、自己都合退職・勧奨退職・解雇・定年退職など、労働者がその身分を失った事由を指し、解雇の場合は解雇の理由も含むと厚生労働省は解説しています。

自己都合で辞めた人も請求できます。厚生労働省の「確かめよう労働条件」は、自己都合退職をした人の質問に対して、会社に証明書の交付を請求できると答えています。

「遅滞なく」が何日以内を指すかは、条文に定めがありません。当サイトは日数を示す一次資料を確認できていないため、「何日以内」とは書きません。

• 使用期間
• 業務の種類
• その事業における地位
• 賃金
• 退職の事由(解雇の場合は、その理由を含む)

2書かれるのは、請求した事項だけ

労働基準法22条3項は、証明書に労働者の請求しない事項を記入してはならないと定めています。5つの事項のうち書いてほしくないものは請求せず、希望する事項だけを記載した証明書を受け取れる、と厚生労働省は解説しています。解雇の事実だけを請求した場合、会社は解雇の理由を書いてはならず、解雇の事実だけを記載する義務があります。

退職の事由について会社と見解が違う場合について、厚生労働省は、会社が自らの見解を記載して遅滞なく交付すれば労働基準法違反にはならないが、それが虚偽であった場合は義務を果たしたことにならない、と解説しています。記載が事実と違うと感じたときの判断は個別の事案なので、当サイトは行いません。労働基準監督署、総合労働相談コーナー、または弁護士に相談してください。

同条4項は、会社があらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げる目的で、証明書に秘密の記号を記入することを禁じています。

厚生労働省は、退職の事由を証明するモデル退職証明書を示しています。自己都合による退職、当社の勧奨による退職、定年による退職、契約期間の満了による退職、移籍出向による退職、その他、解雇の7つから該当する番号に丸を付ける形で、解雇の理由は別紙に具体的に記入します。解雇された人が理由を請求しない場合は、別紙を交付しないことになっています。このモデルは退職の事由についての様式で、使用期間や賃金の欄はありません。

3解雇のときは、予告の段階から理由を請求できる

労働基準法22条2項により、解雇の予告がされた日から退職の日までの間に解雇の理由について証明書を請求すると、会社は遅滞なく交付しなければなりません。解雇の予告は、同法20条1項が少なくとも30日前に行うよう定めているものです。

厚生労働省の解説では、解雇の理由は具体的に示す必要があり、就業規則の条項に該当する事実を理由とする解雇の場合は、その条項の内容と、該当するに至った事実関係を証明書に記入しなければなりません。

予告期間中に請求したのに交付されないまま期間が過ぎても、会社の交付義務は変わらず、改めて請求する必要はないとされています。予告期間中に請求しなかった人も、退職後に22条1項にもとづいて、解雇の理由を記載した証明書を請求できます。

ただし、解雇の予告のあとに解雇以外の事由で退職した場合、会社はその退職の日以後、解雇の理由の証明書を交付しなくてよいと同条2項ただし書が定めています。

厚生労働省は、解雇の理由を証明書で確認しておけば、解雇の有効性を争う場合や将来の就職活動などの際に活用できる場合がある、としています。解雇が有効かどうかは個別の判断になるため、弁護士や総合労働相談コーナーに相談してください。

4請求できるのは退職から2年、交付されないときは監督署へ

労働基準法115条は、賃金以外の「災害補償その他の請求権」の時効を2年と定めています。条文は退職証明書を名指ししていませんが、厚生労働省はこの規定により、退職時の証明の請求権の時効を退職時から2年としています。

請求は退職と同時でなくてもかまいません。ただし退職時から2年を過ぎて請求した場合は、交付を受けられないこともあると厚生労働省は注意しています。請求の回数に制限はありません。

請求したのに交付されない場合、厚生労働省は労働基準監督署に相談するよう案内しています。22条1項から3項の違反は、同法120条1号により30万円以下の罰金の対象です。総合労働相談コーナーは解雇を含むあらゆる分野の労働問題の相談を予約不要・無料で受け付けており、法律違反の疑いがある場合は労働基準監督署などに取り次ぐとされています。

5離職票とは別の書類で、代わりにならない

離職票は雇用保険の手続きのための書類です。こちらは労働者の請求を待たず、会社が被保険者でなくなった事実のあった日の翌日から10日以内に、資格喪失届をハローワークに提出する義務を負っています(雇用保険法施行規則7条1項)。届かないときの対処は離職票が届かないときにまとめています。

厚生労働省は、離職票は公共職業安定所に提出する書類であるため退職証明書に代えることはできず、離職票を交付しても退職証明書の交付義務を果たしたとは認められない、としています。離職票を受け取っていても、退職証明書は別に請求できます。

雇用保険の給付制限や給付日数を分ける離職理由の区分は自己都合と会社都合の違いで説明しています。退職証明書の記載がハローワークでの離職理由の判定にどう扱われるかは、当サイトは一次資料を確認できていないため書きません。

6国民健康保険の届出で使えるかは、市区町村によって違う

国民健康保険に加入するときは、やめた健康保険の資格喪失日を確認できる書類を求められます。世田谷区は、健康保険資格喪失証明書のほか、扶養家族がいない人については退職証明書、離職票、退職年月日が記載された源泉徴収票等でも可としています。

一方、横浜市と大阪市の案内は、健康保険資格喪失証明書やマイナポータルの資格情報の画面を挙げており、退職証明書は挙げていません(2026年9月26日確認)。退職証明書で足りるかどうかは、住所地の市区町村の案内で確かめてください。

国民健康保険と任意継続のどちらを選ぶかは退職後の健康保険の選び方で、退職前後の手続き全体の期限は退職前後にやることリストで整理しています。